Als Frist für die Einreichung gilt der 01.09. des Jahres. Alle Vorschläge die danach eintreffen werden für das Folgejahr aufgenommen.
Nach dem Stichtag berät der Sportausschuss des ADAC Westfalen in seiner nächsten Sitzung über jede einzelne Vergabe. Anfang November werden die 1. Vorsitzenden der betreffenden Ortsclubs über Ihre zu Ehrenden Personen informiert. Der Versand der Urkunden erfolgt dann Mitte November. Ein Rechtsanspruch auf die Verleihung der Ewald-Kroth-Medaille besteht nicht.
